Visselblåsare
En visselblåsare är en person som slår larm om att det förekommer, riskerar att förekomma eller förekommit någon form av missförhållanden, överträdelser eller oegentligheter inom verksamheten som kan innebära skada för vår verksamhet, enskilda personer eller vara intressenter. Alla ska känna sig trygga med att rapportera utan rädsla för repressalier, d.v.s. former av straff för att man larmat.
Om du upptäcker att någon som representerar Extendo-koncernen i Sverige (Extendo, ExTe, Trux, Timbtech har uppvisat olämpligt beteende, uppmanar vi dig att informera oss. Om du är medarbetare, uppmuntrar vi dig att i första hand ta upp frågan direkt med de berörda parterna. Om detta inte är möjligt, bör du diskutera problemet med din närmaste chef, skyddsombud, chefens chef eller personalchef. Du har även möjlighet att, som alla andra, använda detta system för att rapportera dina farhågor. Se nedan under "Vad kan rapporteras" för mer information.
Det är viktigt att vårt visselblåsarsystem inte missbrukas för att lämna falska anklagelser.
Vi uppmuntrar att du anger ditt namn i rapporten för att underlätta utredningen, men du kan även rapportera anonymt. Alla ärenden behandlas med strikt konfidentialitet.
Syfte
Att beskriva hur vi hanterar rapportering av och åtgärder vid missförhållanden och oegentligheter inom Extendos verksamheter i Sverige (Extendo, ExTe, Trux, Timbtech).
Omfattning
Visselblåsarsystemet gäller inom hela Extendo-koncernens verksamheter i Sverige.
Ansvar
Det är allas ansvar att rapportera eventuella missförhållanden, och det är mottagarens ansvar att vidta lämpliga åtgärder för att lösa problemet och förhindra upprepning.
Vad kan rapporteras?
Visselblåsarsystemet kan användas för att rapportera allvarliga överträdelser som kan påverka Extendo eller enskilda individers liv eller välbefinnande. Exempel på sådana ärenden inkluderar:
- Problem med finansiell rapportering, bokföring eller förskingring
- Mutor, korruption och intressekonflikter
- Trakasserier, hot, våld, mobbning eller diskriminering, både internt och externt
- Brott mot konkurrenslagstiftning eller andra rättsliga krav, såsom dataskydd
- Brott mot mänskliga rättigheter, samt frågor rörande hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
- Brott mot miljölagstiftning och föroreningar
- Övriga omständigheter som kan orsaka Extendo ekonomisk förlust, skada Extendo anseende eller få andra negativa konsekvenser för företaget och/eller inblandade individer.
Missnöje med anställningsvillkor (exempelvis lön eller andra avtal), arbetsrelaterade meningsskiljaktigheter, samt brott mot interna policys som exempelvis alkoholpolicy, ska inte rapporteras via visselblåsarsystemet. Dessa ärenden hanteras genom de normala rapporteringskanalerna, exempelvis genom närmaste chef, ledningen, personalavdelningen eller fackliga representanter. Om ditt ärende inte kan behandlas inom ramen för visselblåsarsystemet kommer du att informeras om detta och få vägledning kring alternativa rapporteringsvägar. Generellt sett uppmuntrar vi en öppen och konstruktiv dialog med både kollegor och chefer för att hantera meningsskiljaktigheter och dagliga utmaningar på arbetsplatsen.
Om du vill rapportera - vart ska du vända dig?
Om du upplever missförhållanden och/eller oegentligheter:
- I första hand, och om möjligt, ta upp frågan direkt med de berörda.
- Om detta inte är genomförbart, vänd dig till din närmaste chef, skyddsombud eller chefens chef.
- Om ovanstående vägar inte känns lämpliga eller visat sig ineffektiva, alternativt för externa rapportörer (t.ex. arbetssökande, praktikanter, leverantörer, kunder), kontakta Extendos ekonomichef Magnus Mårtensson, e-post: magnus.martensson@extendo.se eller Extendos styrelseledamot Lennart Bennermo, e-post: lennart.bennermo@extendo.se via e-post eller brev till Gundbergsvägen 6, Box 18, 827 28 Färila. Ärenden som rör Magnus eller Lennart hanteras av den andra personen.
Alla rapporter behandlas med största möjliga sekretess. Vi avråder från att rapportera anonymt, då det kan försvåra utredningen om kompletterande information krävs. Om du ändå väljer att vara anonym, kan du skicka ett förseglat kuvert adresserat till Extendos ekonomichef eller styrelseledamot.
Utredning och återkoppling
Beskriv ärendet så utförligt som möjligt och namnge personer som kan ha relevant information för utredningen. Mottagaren av en rapport ansvarar för att undersöka ärendet, bedöma vem som ska delta i utredningen och besluta om lämpliga åtgärder. Detta måste ske med respekt och beslutsamhet. Rapportören kommer att få en bekräftelse inom 7 dagar och en uppföljning senast inom 3 månader, där utredningens resultat och eventuella åtgärder presenteras. Alla ärenden dokumenteras, sammanställs årsvis och sparas i två år.